Ordrehåndtering i Magento 2 følger et fast flow: kunden lægger en ordre, du fakturerer, du opretter en forsendelse, og ordren afsluttes. Fortryder kunden, laver du en kreditnota. Forstår du statusserne og dokumenterne i det flow, kan du gøre ordrehåndteringen hurtigere og med færre fejl – især når plukliste, stregkoder og labels kommer på.
Herunder gennemgår vi Magentos ordreflow trin for trin, typiske flaskehalse, og hvordan moduler kan hjælpe.
Magento ordrehåndtering: statusser og hvad de betyder
En ordre i Magento skifter status, efterhånden som den behandles. De vigtigste er:
| Status | Betydning |
|---|---|
| Afventer (pending) | Ordren er lagt, men endnu ikke faktureret. |
| Behandles (processing) | Ordren er faktureret eller delvist håndteret og venter på forsendelse. |
| Fuldført (complete) | Ordren er både faktureret og afsendt. |
| Lukket (closed) | Ordren er krediteret fuldt. |
| Annulleret (canceled) | Ordren er annulleret, før den blev faktureret. |
| På hold (on hold) | Ordren er sat på pause, fx mens du afventer kunden. |
Hvilke statusser du ser, afhænger også af betalingsmetoden. Nogle betalinger skal trækkes (capture), når du fakturerer, mens andre er betalt med det samme.
Fra ordre til levering trin for trin
- Ordren kommer ind. Kunden får en ordrebekræftelse, og ordren ligger i ordrelisten.
- Tjek og pluk. Du kontrollerer, at varerne er på lager, og plukker dem på lageret.
- Fakturér. Fakturaen oprettes, og betalingen trækkes, hvis betalingsmetoden kræver det.
- Opret forsendelse. Du opretter en forsendelse, printer pakkelabel og tilføjer track & trace.
- Kunden får besked. Kunden modtager mail om forsendelsen med track & trace, og ordren bliver fuldført.
- Retur og kreditnota. Sender kunden varen retur, laver du en kreditnota, og beløbet refunderes.
Magento kan også dele leveringer: sender du kun en del af ordren nu, opretter du en forsendelse for de varer, der er klar, og resten senere.
Ordrer oprettet i admin
Ikke alle ordrer kommer fra webshoppen. Telefonordrer og ordrer fra faste erhvervskunder kan oprettes direkte i Magento-administrationen og følger derefter samme flow med faktura, forsendelse og kreditnota. Så samles alt ét sted, og lageret passer. Tjek, at dine moduler til fragt og PDF også virker for ordrer, der er oprettet i admin.
Typiske flaskehalse i ordrehåndteringen
- Plukfejl: forkert variant eller manglende vare, fordi pluklisten er en udskrift af ordren uden billeder og placering.
- Faktura før lager: ordren faktureres, og først bagefter opdager man, at en vare ikke er på lager.
- Mange klik pr. ordre: faktura, forsendelse og label laves ordre for ordre.
- Forkert vægt eller e-mail: en forkert vægt giver forkert fragtlabel, og en forkert e-mail betyder, at kunden ikke får track & trace.
Sådan hjælper modulerne
Plukliste med stregkode og scanning
Med vores ordrehåndteringsmodul til Magento 2 udskriver du en plukliste med eller uden produktbilleder. Pluklisten har en stregkode, så du kan scanne ordren og afslutte den, når den bliver scannet. Du kan:
- sikre, at alle produkter på ordren er på lager inden fakturering
- sætte lokationsnummer på produkterne, så det vises på pluklisten
- vælge, hvilken massehandling der køres, når ordren scannes – baseret på fragtmetoden
- bestemme, hvilke data der skal med på pluklisten
Pakkesedler, fakturaer og kreditnotaer som PDF
Magentos standard-PDF'er er enkle. Med PDF-modulet til Magento 2 udskriver du pakkesedler, ordrebekræftelser, følgesedler, fakturaer og kreditnotaer med eller uden produktbilleder og med dine virksomhedsdata, CVR-nummer og logo. Pakkesedlen kan vise lokation, stregkode og hvor mange af hver ordrelinje der allerede er leveret, og PDF'en kan vedhæftes de e-mails, Magento sender.
Ret vægt og kundens e-mail på ordren
Er vægten eller kundens e-mail forkert, kan du rette det med modulet Opdater ordre vægt og kunde email, så label og track & trace bliver rigtige.
Labels og track & trace
Forsendelsesdelen klares af et fragtmodul. Se hvordan i guiden om Shipmondo i Magento 2, hvor labels udskrives direkte fra ordren, og track & trace sendes automatisk.
Returvarer og kreditnotaer
Retur er en del af ordrehåndteringen, og den bør have et fast flow ligesom forsendelser. Beslut, hvem der modtager returvaren, hvordan den kontrolleres, og hvornår kreditnotaen laves. Lav altid kreditnotaen i Magento – ikke kun i betalingssystemet – så ordre, lager og regnskab passer sammen.
Ved en kreditnota kan du vælge, om varen skal tilbage på lager, og du kan kreditere hele ordren eller kun enkelte linjer og fragt. Har du mange returneringer, kan en fast returformular, hvor kunden angiver årsag og ønske om ombytning eller penge retur, gøre flowet mere ensartet.
Gode vaner i den daglige ordrehåndtering
- Fast rytme: pluk og pak på faste tidspunkter, og skriv på siden, hvornår ordrer skal være lagt for at blive sendt samme dag.
- Massehandlinger: fakturér, opret forsendelser og print labels for flere ordrer på én gang i stedet for en ad gangen.
- Korrekte produktdata: vægt og lokation på produkterne sparer tid i hvert eneste pluk.
- Kommentarer på ordren: skriv aftaler med kunden som kommentar på ordren, så kollegerne kan se dem.
- Tjek de hængende ordrer: se dagligt efter ordrer, der har stået for længe som "afventer" eller "behandles".
Magento levering: hold kunden orienteret
Kunden vil vide, hvornår varen kommer. Sørg for, at mails om forsendelse er slået til og skrevet på dansk, at track & trace kommer med, og at leveringstiden står tydeligt på produktsiden og i checkout.
Ofte stillede spørgsmål
Hvornår skal jeg fakturere en ordre i Magento?
Det afhænger af betalingsmetode og dine vilkår. Mange fakturerer, når varen sendes, så betalingen først trækkes ved afsendelse.
Hvordan laver jeg en kreditnota i Magento?
Du opretter kreditnotaen fra fakturaen på ordren. Om beløbet refunderes automatisk, afhænger af betalingsmodulet.
Kan jeg sende en ordre i flere dele?
Ja. Magento understøtter delvise forsendelser, hvor du opretter en forsendelse for de varer, der er klar.
Kan pluklisten vise, hvor varen står på lageret?
Ja, med ordrehåndteringsmodulet kan du sætte lokationsnummer på produkterne, og det vises på pluklisten.
Vil du have en hurtigere ordrehåndtering i din Magento-webshop? Kontakt os, så finder vi ud af, hvor der er tid at spare.
