Sælger du til kommuner, regioner, skoler eller andre offentlige institutioner, skal du kunne fakturere dem elektronisk via deres EAN-nummer. Et betalingsmodul til webshop med EAN betaling gør det muligt for den offentlige kunde at vælge "EAN" i checkout og indtaste sit EAN-nummer, så du har de oplysninger, der skal bruges til den elektroniske faktura bagefter.
Her forklarer vi, hvad et EAN-nummer er, hvordan elektronisk fakturering til det offentlige hænger sammen, og hvordan du sætter EAN betaling op i en Magento 2-webshop.
Hvad er et EAN-nummer?
I fakturasammenhæng er et EAN-nummer et 13-cifret lokationsnummer, også kaldet GLN (Global Location Number). Det identificerer en bestemt enhed i en offentlig institution, fx en afdeling på et hospital eller en bestemt skole i en kommune. Når du sender en faktura til det EAN-nummer, havner den det rigtige sted.
Det må ikke forveksles med EAN-stregkoden på produkter. Den bruges til at identificere varer og har intet med fakturering at gøre, selvom navnet er det samme.
Hvorfor kræver det offentlige EAN?
Offentlige myndigheder i Danmark skal modtage fakturaer elektronisk. En almindelig PDF-faktura på mail er som udgangspunkt ikke nok. Fakturaen skal sendes i et elektronisk format, typisk OIOUBL, via infrastrukturen NemHandel, og EAN-nummeret fortæller, hvor den skal leveres. Mangler EAN-nummeret, eller er det forkert, bliver fakturaen ikke modtaget, og betalingen trækker ud.
Sådan fungerer EAN-fakturering i praksis
Forløbet, når en offentlig kunde handler i din webshop, ser typisk sådan ud:
- Kunden bestiller i webshoppen og vælger EAN betaling i checkout.
- Kunden indtaster EAN-nummer og eventuelt en ordre- eller personreference, som institutionen bruger til at fordele fakturaen internt.
- Ordren oprettes i Magento med EAN-oplysningerne gemt på ordren.
- Du sender varen og udsteder fakturaen.
- Fakturaen sendes elektronisk i OIOUBL-format via NemHandel til EAN-nummeret, typisk fra dit økonomisystem eller en fakturaudbyder.
- Institutionen godkender og betaler efter deres egne betalingsfrister.
Hold styr på EAN-ordrerne i Magento
Når EAN er en selvstændig betalingsmetode, kan du se på ordren i Magento-admin, at kunden har valgt EAN betaling. Det gør det nemt at skille ordrerne ud fra dem, der allerede er betalt med kort, og sørge for, at de bliver faktureret elektronisk. Lav gerne en fast arbejdsgang, så EAN-ordrer bliver faktureret samme dag, som varen sendes. Jo hurtigere fakturaen kommer frem, jo hurtigere kan institutionen godkende den.
Bemærk, at kunden ikke betaler med kort i checkout. EAN betaling er en betaling på faktura, og pengene kommer først, når institutionen har behandlet fakturaen.
EAN betaling i Magento 2-checkout
Magento 2 har ikke en indbygget betalingsmetode til EAN. Med vores EAN betalingsmodul til Magento 2 får du en betalingsmetode, hvor kunden ser tre felter, når EAN betaling er valgt:
- EAN nr. – påkrævet felt.
- EAN kode – valgfrit felt.
- Reference – valgfrit felt, fx institutionens ordrenummer eller en kontaktperson.
Oplysningerne følger med ordren, så du har dem klar, når fakturaen skal laves. Modulet er hurtigt at installere, og du sparer tid på at skulle indhente EAN-oplysninger pr. mail eller telefon efter ordren.
Hvordan kommer fakturaen videre?
Selve afsendelsen af den elektroniske faktura sker normalt fra dit økonomisystem eller via en udbyder, der kan sende OIOUBL via NemHandel. Om det kan kobles direkte sammen med din webshop, afhænger af dit økonomisystem og eventuelle integrationer. Kontakt en Magento-ekspert hos os for at høre om mulighederne i din opsætning.
En elektronisk faktura til det offentlige indeholder typisk:
- Modtagerens EAN-nummer.
- Dit CVR-nummer og dine firmaoplysninger.
- Fakturanummer, fakturadato og betalingsbetingelser.
- Varelinjer med antal, pris og moms.
- Kundens reference, hvis institutionen har oplyst en.
Derfor er det en fordel, at EAN-nummer og reference allerede ligger på ordren i Magento, så du ikke skal finde dem frem manuelt, når fakturaen skal laves i økonomisystemet.
En PDF-faktura fra Magento, fx lavet med vores PDF-modul, er god til dine almindelige kunder og som bilag, men den erstatter ikke den elektroniske faktura til en offentlig kunde.
Gode råd, når du sælger til offentlige kunder
- Vis EAN betaling tydeligt: Offentlige indkøbere leder efter muligheden. Kan de ikke finde den, handler de et andet sted.
- Tjek EAN-nummeret: Et EAN-nummer har 13 cifre. Et forkert nummer betyder, at fakturaen ikke kommer frem. Er du i tvivl, så spørg kunden, før du fakturerer.
- Brug referencefeltet: Mange institutioner kræver en reference på fakturaen, før den kan godkendes.
- Tænk på B2B-behov generelt: Offentlige og erhvervskunder bestiller ofte større mængder. Mængderabatter og prisregler kan gøre webshoppen mere attraktiv for dem.
- Afklar kreditrisiko: Offentlige institutioner betaler som regel, men du sender varen før betaling, så sørg for at have styr på opfølgning på ubetalte fakturaer.
En god checkout gør det lettere for alle kunder at gennemføre købet. Læs også vores guide om forladte indkøbskurve, hvor vi gennemgår, hvad der får kunderne til at stoppe i checkout.
Hvilket betalingsmodul til webshop har du brug for?
De fleste webshops har brug for flere betalingsmetoder side om side. Til private kunder er kortbetaling og mobilbetaling det mest almindelige, typisk via en betalingsgateway. Til erhvervs- og offentlige kunder er betaling på faktura og EAN betaling ofte et krav. EAN-modulet erstatter altså ikke din kortbetaling, men lægges ved siden af som en ekstra betalingsform, som kun de kunder, der har brug for den, vælger.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på EAN-nummer og CVR-nummer?
CVR-nummeret identificerer virksomheden eller myndigheden som helhed. EAN-nummeret identificerer den konkrete enhed, der skal modtage fakturaen. En kommune har ét CVR-nummer, men mange EAN-numre.
Kan jeg sende en PDF-faktura til et EAN-nummer?
Nej. Fakturaer til offentlige institutioner skal sendes elektronisk, typisk i OIOUBL-format via NemHandel. En PDF på mail bliver som udgangspunkt ikke accepteret.
Sender EAN-modulet selv den elektroniske faktura?
Modulet tilføjer EAN betaling i checkout og gemmer EAN-nummer, EAN kode og reference på ordren. Afsendelsen af den elektroniske faktura sker typisk fra dit økonomisystem eller en fakturaudbyder.
Hvor finder kunden sit EAN-nummer?
Institutionen kender selv sine EAN-numre, og de fremgår ofte af deres indkøbsoplysninger. Er kunden i tvivl, skal de spørge deres egen økonomiafdeling.
Vil du gøre det nemt for offentlige kunder at handle i din Magento 2-webshop? Kontakt os, så hjælper vi dig med at sætte EAN betaling op og finde den rette løsning til fakturaflowet.
